11 kwi Archiwizacja dokumentów księgowych i kadrowych – podstawowe zasady
Materiał zewnętrzny
Faktury, akta pracowników, sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe – to tylko wybrane dokumenty, jakie musimy nie tylko na bieżąco procesować, ale również archiwizować. Przepisy jasno określają, jak długo przechowujemy poszczególne ich rodzaje. Dają również wiele wskazówek w zakresie bezpieczeństwa archiwizacji. Sprawdź, jak robić to prawidłowo.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe i kadrowe?
Dokumenty księgowe przechowujemy 5 lat, podobnie jak dokumenty podatkowe. Jak łatwo zauważyć, wiele ich rodzajów się zazębia, na przykład faktury. Są one zarówno dowodem księgowym, jak i podatkowym. Tymczasem dokumenty kadrowe, czyli akta pracowników, przechowujemy 10 lat od momentu wygaśnięcia stosunku pracy. Przy czym akta osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku muszą być przechowywane dłużej, bo aż 50 lat.
Pamiętajmy, że większość dokumentów wystawionych na rzecz pracownika, na przykład druk RP-7 (sprawdź: RP 7 – co to?), wymaga archiwizacji.
Przechowywanie dokumentów księgowych i kadrowych w formie elektronicznej
Dokumenty księgowe i kadrowe można archiwizować nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Jest to wygodne i praktyczne, jednak wymaga przestrzegania pewnych zasad. Archiwizacja dokumentów musi być prowadzona rzetelnie. Dostępu do akt nie mogą uzyskać przypadkowe osoby, dlatego bardzo ważne jest nadawanie uprawnień. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku dokumentów kadrowych, które zawierają dane osobowe, w tym dane wrażliwe. Podlegają one bardziej surowym przepisom, niż dane osobowe zwykłe.
Archiwizacja danych, o której więcej przeczytasz na https://hsm-recycling.pl/pl/archiwizacja-danych/, powinna być prowadzona na dyskach twardych lub innych nośnikach. Ważne, aby po okresie przechowywania prawidłowo je zniszczyć.
Prowadzenie archiwum stacjonarnego – o czym warto pamiętać?
E-teczki pracowników i faktury elektroniczne weszły do porządku prawnego stosunkowo niedawno. Nic więc dziwnego, że większość firm wciąż ma jeszcze archiwa stacjonarne, w których przechowywane są dokumenty w formie papierowej. W tym przypadku też trzeba pamiętać o zabezpieczeniach, zwłaszcza w kontekście dostępu i utrzymania papieru w dobrej formie.
Ważne jest też regularne niszczenie dokumentów. Nie można wyrzucać ich do kosza (podobnie jak leków, o czym więcej przeczytasz w artykule https://hsm-recycling.pl/pl/blog/gdzie-wyrzucac-opakowania-po-lekach-w-wiekszych-ilosciach-53/), ani nawet niszczyć w biurowej niszczarce. Służą do tego specjalne urządzenia, które tną papier na bardzo drobne elementy.
